Qualifikationsmatrix und Vertretungsplan in Excel
Wer kann was – und wer vertritt wen? Excel-Vorlage ohne Makros, Windows & Mac.
ohne Makros · Windows & Mac · Excel 2016+
Aktuelle Version: 1.0.1 (Oktober 2026)
Wer kann die Hotline übernehmen, wenn zwei Leute fehlen? Und welche Aufgabe kann eigentlich nur eine Person? Mit dieser Excel-Vorlage siehst du auf einen Blick, wer im Team was selbstständig kann, wer wen vertritt – und ob jede Tätigkeit abgedeckt ist, wenn jemand nicht da ist. Gemacht für Teamleitungen mit bis zu 30 Personen und 40 Tätigkeiten – in Büro, Werkstatt, Praxis oder Handel.
Systemvoraussetzung: Excel-Datei (.xlsx) ohne Makros – keine Sicherheitswarnung, nichts freizuschalten. Microsoft Excel 2016 oder neuer bzw. Microsoft 365 – Windows und Mac. Getestet auch mit LibreOffice Calc. Nicht gedacht für Excel auf dem Handy oder im Browser. Läuft in Excel (Windows & Mac) und auch in Google Tabellen – dort öffnen sich die Knöpfe mit zwei Klicks.
Qualifikationsmatrix & Vertretungsplan 1.0.1 – Sofort-Download
Excel-Vorlage (.xlsx) für Teams: wer kann was (Stufen 1–3), Wissensinseln, Vertretungsplan zum Aushängen und Abdeckung bei Abwesenheit. Ohne Makros.
10,90 €
Endpreis, gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer · Sofort-Download nach Zahlung · sichere Zahlung über Stripe
Es gelten die AGB · Widerrufsbelehrung
Auch auf Etsy erhältlich: zum Angebot auf Etsy
So einfach geht’s
- Team und Tätigkeiten einmal eintragen
- In der Matrix je Person und Tätigkeit 1, 2 oder 3
- Vertretung festlegen und Abwesenheiten eintragen – fertig
Das steckt drin
- Matrix: 1 = lernt gerade, 2 = selbstständig, 3 = kann anleiten – unten je Tätigkeit, ob die Mindestbesetzung reicht
- Wissensinseln: Tätigkeiten, die nur eine Person kann, werden markiert
- Vertretungsplan: zuständig, 1. und 2. Vertretung – mit Hinweis, wenn eine Vertretung noch nicht selbstständig ist; passt auf eine A4-Seite zum Aushängen
- Abdeckung: Abwesenheiten eintragen (nur von–bis, ohne Grund), Stichtag wählen – je Tätigkeit verfügbar und die nächsten 14 Arbeitstage mit Farbe
- Qualifizierung: wer lernt was bis wann, mit Erinnerung an die Matrix
- Startseite mit Kennzahlen und 4 Farbdesigns
- Mindestbesetzung je Tätigkeit und Namen der Stufen änderbar, Blattschutz ohne Passwort
Du erhältst
- Qualifikationsmatrix.xlsx – Vorlage (leer) – damit arbeitest du
- Qualifikationsmatrix_Beispiel.xlsx – Beispieldatei mit Fantasie-Team zum Ausprobieren
- Anleitung_Qualifikationsmatrix.pdf – Anleitung (5 Seiten)
Updates
Kleine Updates (1.x) sind für dich kostenlos – über deinen Download-Link, der sich nie ändert. Eine große neue Version (2.0) kann kostenpflichtig sein; Bestandskunden bekommen dann einen Rabatt. Diese Seite zeigt immer die aktuelle Versionsnummer.
Was ist neu
- 1.0.1 (Oktober 2026): Hinweise zu Google Tabellen in Info, Anleitung und „Zuerst lesen“. Rechnen und Eingaben unverändert.
- 1.0.0 (Oktober 2026): Erste Version.
Häufige Fragen
Ist das ein Nachweis für ISO oder andere Normen?
Nein. Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe für die Planung im Team, kein Nachweis für Normen oder Zertifizierungen.
Wird ein Grund für die Abwesenheit eingetragen?
Nein, nur von–bis.
Gut zu wissen
Stufen beschreiben die Selbstständigkeit bei einer Tätigkeit – keine Bewertung der Person. Keine Rangliste, keine Felder für Noten, Gesundheit oder Privates; bei Abwesenheiten wird kein Grund eingetragen. Arbeitshilfe für die Planung, kein Nachweis für Normen oder Zertifizierungen. Die Datei enthält Angaben zu deinem Team – bitte vertraulich aufbewahren. Die Vorlage ersetzt keine rechtliche Prüfung.
Digitaler Artikel – es wird nichts verschickt.
Bilder
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