Die meisten Überstunden entstehen nicht, weil jemand sie anordnet. Sie entstehen, weil niemand hinschaut. Der Kollege, der „noch kurz“ fertig macht. Die Kollegin, die die Pause am Rechner verbringt. Das Projekt, bei dem drei Wochen lang jeder zehn Stunden da ist und danach keiner mehr weiß, wie viel das eigentlich war. Als Teamleiter bist du nicht der Arbeitgeber – aber du bist der, der es zuerst sieht. Und meistens der Einzige, der es rechtzeitig ansprechen kann.
Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Was in deinem Betrieb genau gilt, steht im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag, in Betriebsvereinbarungen – und bei Fragen sind Personalabteilung, Betriebsrat oder eine Fachberatung die richtigen Stellen. Hier geht es um das, was davor kommt: die wenigen Zahlen aus dem Gesetz, die jeder Teamleiter kennen sollte, die Muster, an denen du Überlastung früh erkennst, und die Sätze, mit denen du sie ansprichst.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist kurz, und vier Vorschriften reichen für den Alltag im Team. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können davon abweichen; der Wortlaut steht im Gesetz, die Quellen am Ende.
Acht Stunden am Werktag. Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Bis zu zehn Stunden sind möglich, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Der entscheidende Teil ist der zweite: Zehn-Stunden-Tage sind kein Dauerzustand, sondern brauchen einen Ausgleich.
Pausen: 30 und 45 Minuten. Bei mehr als sechs Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Die Pausen müssen im Voraus feststehen, dürfen in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden – und länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause beschäftigt werden (§ 4 ArbZG). Das Mittagessen am Schreibtisch, bei dem nebenbei Mails beantwortet werden, ist keine Pause.
Elf Stunden Ruhezeit. Zwischen dem Ende der täglichen Arbeitszeit und dem nächsten Beginn müssen mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen (§ 5 Abs. 1 ArbZG; für einige Branchen wie Krankenhäuser, Gastronomie oder Verkehr gibt es in Abs. 2 eine Verkürzung mit Ausgleich). Wer um 22 Uhr die letzte Mail schickt und um 7 Uhr im Meeting sitzt, hat neun.
Aufzeichnen. Arbeitszeit, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, muss der Arbeitgeber aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Dazu kommt das Bundesarbeitsgericht: Nach seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Wie das System aussehen muss, sagt das Gesetz bisher nicht. Ein Gesetzentwurf dazu liegt vor; ob und wann er kommt, ist offen. Was in deinem Betrieb gilt, entscheidet nicht dieser Artikel – aber dass jemand die Zeiten festhält, ist seit 2022 keine Frage des Geschmacks mehr.
Niemand kommt zu dir und sagt: „Ich habe diesen Monat 28 Überstunden.“ Die Leute kommen gar nicht. Du siehst es an anderem:
Das Gemeinsame: Alles davon sieht man nur, wenn man die Zeiten hat. Ein Überstundenkonto, das jeder selbst führt und das du monatlich siehst, ersetzt keine Fürsorge. Aber es macht das Gespräch möglich, bevor es ein Problem gibt.
Die Sätze sind Beispiele, keine Skripte. Pass sie an dein Team an.
Schwach: „Mach mal nicht so viel.“ (Klingt wie Kritik an ihrem Einsatz – und ändert nichts.)
Besser: „Ich sehe, du warst die letzten drei Wochen fast jeden Tag bis nach sieben da. Woran liegt das – zu viel auf dem Tisch, oder hängt etwas, das ich wegräumen kann?“
Warum: Du nennst die Beobachtung, nicht die Bewertung, und fragst nach der Ursache. Meistens ist es eine Aufgabe, die bei dir liegt.
Schwach: „Kannst du heute noch bleiben?“ (Die Frage, auf die niemand Nein sagt – und die du deshalb nicht stellen solltest, ohne die Alternative zu kennen.)
Besser: „Der Auftrag muss raus. Wer kann heute bis 18 Uhr – und wer nimmt dafür am Montag den Vormittag frei?“
Warum: Du machst die Grenze und den Ausgleich gleich zum Teil der Frage. Wer bleibt, weiß, was er dafür bekommt. Ob und wie Ausgleich im Betrieb geregelt ist, steht im Vertrag – dass du ihn mitdenkst, ist Führung.
Schwach: (nichts sagen – ist ja ihre Sache)
Besser: „Ich will, dass du mittags wirklich raus bist. Nicht, weil ich kontrolliere, sondern weil ich dich im Dezember noch brauche.“
Warum: Du machst die Pause zu deiner Entscheidung, nicht zu ihrer Schwäche. Das nimmt den Druck, „durchzuziehen“, um gut dazustehen.
Schwach: „Du musst mal Überstunden abbauen.“ (Ein Auftrag ohne Zeitpunkt – der nie passiert.)
Besser: „Du hast 40 Stunden auf dem Konto. Welche Woche im nächsten Monat nimmst du dafür – ich blocke sie im Plan.“
Warum: Abbau passiert nur mit Termin. Du gibst ihn nicht vor, aber du verlangst ihn – und sorgst dafür, dass er im Teamplan steht wie Urlaub.
Was Mitarbeiter über ihren Teamleiter denken, wenn es um Arbeitszeit geht, ist selten „der kontrolliert mich“. Es ist eher: „Der sieht es nicht.“ Wer Überstunden macht, will meistens, dass es jemand bemerkt – nicht, um gelobt zu werden, sondern um nicht allein damit zu sein. Ein Teamleiter, der die Zeiten kennt und sie einmal im Monat anspricht, nimmt niemandem die Freiheit. Er gibt dem Team die Sicherheit, dass Grenzen gelten, ohne dass jeder sie selbst verteidigen muss. Und für dich selbst gilt dasselbe: Wer die Zeiten seines Teams nicht kennt, kann im Zweifel nicht belegen, dass sie in Ordnung waren.
Beginn, Ende, Pause, zweiter Block, über Mitternacht; Soll je Wochentag, Überstundenkonto mit Übertrag, Urlaub und Resturlaub, Feiertage für alle 16 Bundesländer. Hinweise, wenn Pause, Tagesarbeitszeit oder Ruhezeit auffällig sind – als Hinweis, nicht als Rechtsaussage. Monatsblatt mit Unterschriftszeilen, Jahresübersicht mit Diagramm. Ohne Makros, auf Deutsch, für Deutschland.
Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten; bis zu zehn Stunden sind möglich, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichen – was für dich gilt, steht in deinem Vertrag.
Mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden; die Pausen dürfen in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden (§ 4 ArbZG). Länger als sechs Stunden am Stück ohne Pause ist nicht erlaubt.
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit erfasst werden kann; nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Wie das System aussehen muss, ist gesetzlich noch nicht im Detail geregelt – ein Entwurf liegt vor. Was in deinem Betrieb gilt, klärst du mit Personalabteilung oder Betriebsrat.
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